企业经营的风险有很多,其中有一项是用章风险,因此大多数企业都已经意识到了印章管理的重要性,即使如此,与印章有关的问题或者纠纷却依旧层出不穷,印章管理迫在眉睫。
如果你还不知道公司印章该怎么加强规范化管理,看看下面这六个建议。
1、加强印章的管理,尽可能保持印章的唯一性
公司应加强对能够代表公司的公章等一切印章的管理,切勿在对外的文书(包括但不限于合同、招投标书、安全备案、施工许可、工商登记备案等文件)上同时使用多个不同的印章。
否则可能给他人以可乘之机,他人可能通过伪造公司印章的方式以公司的名义对外签订合同。
2、发现假冒伪造印章及时报案
公司发现假冒印章后,没有采取有效应对措施。对于有关争议事项,可能被认定存有过失,假冒的印章继续使用,风险增大。
公司应在发现假章后及时向公安机关报案,提供相关线索,避免其不作为而引发的过错责任。
3、印章遗失、被盗应及时声明作废并报案
若公司印章丢失,应按照相关行政法律法规的规定,履行法定的批准程序刻制使用新的印章。
若公司长期未发现印章被盗,可视为公司对公章管理不规范。公司发现印章被盗或遗失后,应及时保护现场并报警,要求公安机关立案或出具不予立案通知书,并自行记录印章被盗过程。
最后,要及时通知相关交易伙伴并登报公示,说明印章遗失并声明作废。
4、谨慎加盖空白合同书、授权委托书
加盖好空白合同书、介绍信、授权委托书等,易被他人恶意填写不利于公司的内容或遗失后被他人利用,往往造成公司承担不应有的责任和损失。
应尽量避免对外出具盖有项目部的空白合同书、介绍信、授权委托书,如因特殊情况需要开具时,应统一编号登记,以备存查。
对于未使用的、使用完的、填写错误的加章空白文书,使用人应一率交回公司,由公司统一存档或销毁。
5、请勿将印章交予挂靠人使用
挂靠情形下,公司本身就承担巨大的风险,再将印章直接交予挂靠人使用,风险将更加放大,可能被挂靠人不当甚至恶意使用,如项目部并非买受人,施工企业却承担了材料、设备等购买责任,或项目部并非租赁人, 却承担了租赁人责任等。
无论出于何种考虑,施工企业都不宜将印章交给挂靠人使用。
6、规范公司内部的印章管理
在刻制方面,严格遵守《印章治安管理办法》的印章刻制程序、备案程序。
在保管方面,应设置专人保管制度,明确保管责任,明确保管位置,印章的保管人员应签署保管责任书,严禁将印章交由非本单位人员保管以及擅自将印章带离公司使用。
在使用方面,应建立严格的审批制度,要求保管人本人盖章,印章保管人在使用印章前,应检查是否按规定的流程、权限办理了用印审批手续, 否则有权拒绝或要求其补办用章手续后使用。
在记录方面,每次印章的使用,用章人应在专门的印章使用登记薄上记载用印事项、用印时间、发往单位等信息,印章保管人在用印前,应检查对方登记情况。
在使用范围方面,应对印章使用范围作出清楚明确的规定:
凡属以施工企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形,一律加盖施工企业公章;
凡属合同类的使用合同专用章;
凡属财务会计业务的使用财务专用章, 职能部门印章仅限部门内部使用等;
规范印章的使用范围,避免被司法机关认定印章管理混乱,给企业带来不必要的损失或不利的后果。